Persondatapolitik for kandidater
– BIRD & LOCK ApS

1. Indledning

Her kan du læse om, hvordan BIRD & LOCK ApS (herefter ”vi”, ”os” og ”vores”) indsamler, behandler og opbevarer dine personoplysninger, som led i vores drift og de aktiviteter, som er beskrevet under afsnit 3 nedenfor.

Ansvarlig omgang med disse personoplysninger er afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne persondatapolitik er det derfor beskrevet, hvordan og hvorfor vi indsamler personoplysninger om dig, hvordan oplysningerne anvendes, hvornår de slettes, og hvordan du bl.a. kan få indsigt i dine personoplysninger.

2. Den dataansvarlige

Det er BIRD & LOCK ApS, der er dataansvarlig for de behandlingsaktiviteter, der er beskrevet i denne persondatapolitik, medmindre andet er angivet under aktiviteterne i afsnit 3 og 4 nedenfor.

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, som beskrevet under afsnit 3 nedenfor, er du velkommen til at kontakte os her:

BIRD & LOCK ApS
CVR-nr.: 44 93 88 47
Havnegade 39, 5 sal
1058 København K

Telefon: +45 53 63 08 75
E-mail: kontakt@birdandlock.com

3. Hvordan behandler vi personoplysninger, som led i vores aktiviteter?

Vi indsamler og behandler personoplysninger i forskellige situationer, og formålet med indsamlingen, hvad personoplysningerne bruges til og hvornår de slettes kan variere. De enkelte aktiviteter, hvor BIRD & LOCK ApS (som dataansvarlig) kan indsamle personoplysninger om dig, er derfor beskrevet hver for sig nedenfor.

3.1 Når du opretter dig som kandidat i BIRD & LOCK’s emnebank

Når du registrerer dig som kandidat i emnebanken, behandler, opbevarer og videregiver vi en række personoplysninger om dig til brug for vores Executive Search aktiviteter, og dine personoplysninger vil blive i forbindelse med de formål, som er angivet nedenfor.

3.1.1 Hvilke personoplysninger behandles, og hvor stammer de fra?

Du afgiver selv personoplysninger til os ved udfyldelse af din karriereprofil i vores emnebank, og du bestemmer som udgangspunkt selv hvilke personoplysninger du vil afgive. Derudover forventer vi at indsamle følgende personoplysninger om dig:

• Kontaktoplysninger, herunder navn, e-mail, telefonnummer og adresse
• Personoplysninger indeholdt i CV, herunder eventuelt billede, nuværende stilling, profession og arbejdsgiver, erfaring, kompetencer, certifikater, eksamensbeviser og andre dokumenter, du måtte have uploadet og oplysninger om arbejdsindsats, uddannelse og træning.
• Resultat af personligheds- og evt. færdighedstests, du bliver bedt om at gennemføre ifm. en rekrutteringsproces og notater fra interviews
• Referencer fra tidligere arbejdsgivere, som du har givet samtykke til, at vi må kontakte
• Offentligt tilgængelige oplysninger, fx på sociale medier, herunder fx kompetencer, resultater, fritidsaktiviteter og image
• I forbindelse med ansættelse til visse særligt betroede stillinger (f.eks. som økonomidirektør/ regnskabschef) kan det være aktuelt at indhente oplysninger fra tredjepart om eksempelvis dine økonomiske forhold, politisk eksponering, betroede erhverv og lign.
• I forbindelse med uddybende 2.samtale i en konkret proces beder vi dig indhente en straffeattest.
• Eventuelle helbredsoplysninger, hvis den stilling, du har søgt, kræver det, eller hvis der er særlige helbredsoplysninger, som har indflydelse på dit arbejde, og som er relevante for os eller din kommende arbejdsgiver at vide
• Øvrige personoplysninger du afgiver i forbindelse med en rekrutteringsproces.

3.1.2 Hvorfor behandles personoplysningerne?

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• For at oprette og opbevare dig som kandidat i vores emnebank til brug for rekrutteringsformål
• Vores evaluering af, hvorvidt du er rette kandidat til en eller flere af vores rekrutterende kunder

3.1.3 Hvad er retsgrundlaget for behandlingen? 

Vores behandling af almindelige personoplysninger og personfølsomme oplysninger har følgende retsgrundlag:

• Samtykke: Når du opretter dig som kandidat i vores emnebank samtykker du samtidig til, at vi må behandle de indtastede oplysninger, inklusive samtykke til, at vi må gennemføre personligheds- og færdighedstests og behandle eventuelle personoplysninger indsamlet i forbindelse med interviews. Vi indhenter også dit samtykke til at indhente referencer fra tidligere/nuværende arbejdsgiver, uddannelsesinstitutioner og andre relevante parter som led i et rekrutteringsforløb. Hvis der er tale om en særligt betroet stilling fx CFO kan det være aktuelt at indhente oplysninger fra tredjepart om eksempelvis dine økonomiske forhold, politisk eksponering, betroede erhverv og lign. som vi kan indsamle fra offentlige tilgængelige kilder, personligt kendskab og netværk. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6 og artikel 9. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).

Vores behandling af personoplysninger om lovovertrædelser og strafbare forhold har følgende retsgrundlag:

• Samtykke: Vi indhenter dit samtykke, og indsamler din straffeattest, hvis det bliver relevant i forhold til den pågældende stilling. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).

3.1.4 Hvem deles personoplysningerne med?

I forbindelse med ovenstående formål kan vi have behov for at dele dine personoplysninger med kunder, og evt. tredjeparter f.eks. it-leverandører, rekrutteringsbureauer og andre underleverandører. Vores underleverandører behandler udelukkende dine personoplysninger efter direkte instruks fra os og i overensstemmelse med indgået databehandleraftale. Vores underleverandører behandler således ikke personoplysningerne til egne formål, men alene som databehandlere.

3.1.5 Hvor længe opbevares personoplysningerne? 

Dine personoplysninger opbevares og slettes som udgangspunkt ét år efter registrering i vores emnebank, medmindre du samtykker til, at vi må opbevare dine personoplysninger i yderligere ét år.

Hvis vi har bedt dig om at rekvirere din straffeattest, slettes den umiddelbart efter, at vi har afsluttet den konkrete rekrutteringsproces.

4. Videregivelse af personoplysninger

I nogle situationer er det nødvendigt, at vi videregiver dine personoplysninger til andre tredjeparter end rekrutterende kunder og underleverandører jf. punkt 3.1.4 i denne persondatapolitik. Det kan under særlige omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Advokater og revisorer
• Domstole og andre offentlige myndigheder
• Potentielle købere af virksomheden

Vores selskabsstruktur kan ændre sig i takt med vores udvikling, fx ved helt eller delvist salg af BIRD & LOCK ApS. Ved overdragelse af aktiver, som indeholder personoplysninger, videregiver vi dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at overdrage dele af vores aktiver og foretage kommercielle ændringer (databeskyttelsesforordningens Artikel 6).

Ved overførsel af personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS (”tredjelandsoverførsler”), baseres overførslen på EU Kommissionens standardbestemmelser eller relevante tilstrækkelighedsafgørelser truffet af EU Kommissionen (databeskyttelsesforordningens kapitel 5).

5. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivning gældende:

• Indsigt: Du har ret til at få indsigt i og en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger. Vi svarer inden rimelig tid og senest en måned efter din henvendelse.
• Indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger.
• Berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Begrænsning: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage en kopi af de personoplysninger som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på kontakt@birdandlock.com. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. I det omfang det er nødvendigt, vil vi kontakte dig og bede dig om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at kunne håndtere din anmodning korrekt.

Hvis du har lyst til at læse mere om dine rettigheder, kan du læse mere på www.datatilsynet.dk.

6. Hvis du ønsker at klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, vil vi gerne høre fra dig. Vores kontaktoplysninger kan findes under afsnit 2 ovenfor.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby. Dette kan ske på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

7. Opdatering af persondatapolitikken

Vi kan løbende ændre denne persondatapolitik, hvis det er nødvendigt for at give en korrekt beskrivelse af vores behandling af personoplysninger.

I tilfældet af at der sker væsentlige ændringer i vores behandling af personoplysninger om dig, som vi allerede er i besiddelse af, vil du blive underrettet om opdateringen, enten direkte eller ved, at vi offentliggør ændringen på vores hjemmeside.

Denne persondatapolitik er senest blevet opdateret i oktober 2024.